La Atención Telefónica

Realizar conversaciones telefónicas de forma correcta es un problema para muchas personas; pero a pesar de esto es el medio mas utilizado para comunicarnos. Veamos la razón para esto:

Es mucho mas fácil y rápido descolgar un teléfono y marcar un número que dictar o escribir una carta. Sin embargo, el problema es encontrar a la persona con que deseamos comunicarnos, o que nos contesten; aunque puede salvarnos el uso de memorias y contestadores automáticos.

el costo es otra razón de su facilidad; no podemos hablar de ahorro al ver el recibo de teléfono, pero es mas económico que los costos necesarios en traslados e inversiones de tiempo en el personal para atender personalmente las solicitudes de los clientes.

mediante una charla telefónica no hay contacto visual pero por medio de la voz de nuestro interlocultor nos hacemos una idea de cómo es la persona con quien estamos hablando.

en terminos generales, establecer una comunicación telefónica no debe simplificarnos únicamente a transmitir un mensaje a otra persona, sino que además debemos asegurarnos que esta persona nos haya recibido y entendido el mensaje transmitido. El téléfono es hoy por hoy una herramienta de trabajo clave que podemos entender analizando sus diferentes usos entre los cuales podemos citar: realizar ventas, compras, dar informes y explicaciones sobre situaciones específicas, entre otros.

La base para una buena comunicación es la de entender y ser entendidos; una comunicación exitosa requierede paciencia,habilidad de expresión y compromiso para que el mensaje sea recibido y entendido.

A continuación mensionaré los puntos clave para una correcta comunicación telefónica.

El tono de la voz: En una conversación telefónica, lo único que tenemos para expresarnos es nuestra voz, de ahí que debe ser clara y que demuestre una actitud positiva e interesada. Hacer que nuestra voz sea agradable permitirá una conversación mas positiva.

la comunicación se torna mas eficaz cuando empleamos palabras sencillas y fáciles de entender; las voces regionalistas crean pequeñas desventajas a la hora de comunicarnos por lo que debemos tratar de hablar en un tono neutro, aplicar una buena pronunciación y un tono agradable pueden atraer y hacer mas efectiva la empatía con el interlocutor.

Sonríe: si sonries creas lazos de verdadera confianza con tu interlocuto

r, la sonrisa influirá tanto en tu estado de ánimo como en el de tu interlocutor dando mayor fluidez y empatía en tus comunicaciones.

la risa hace que nuestro timbre de voz aumente y esto será tomado por tu contraparte como verdadero interés hacia lo que estas transmitiendo. El tono de voz es el reflejo de cuán interesados estamos por el tema.

El tono de voz: debemos usar uno que este acorde con las circunstancias, dentro de los cuales tenemos.

Cálido. Refleja amabilidad y empatía, disposición para ayudar y transmitir una imagen agradable.

Tranquilo. Refleja control y dominio de la situación, muy util para tratar reclamaciones porque ayuda a reducir el tono de voz del interlocutor.

Persuasivo. Refleja entusiasmo y convicción, da a entender compromiso a su interlocutor.

Sugestivo. Refleja un estado de sugerencia y consejo, muy útil a la hora de exponer las caractierísticas y bondades de nuestros productos o de nuestra empresa a un tercero.

Seguro. Refleja seriedad y profesionalismo. Se  utiliza para brindar información objetiva en busca de alguna solución necesaria o de brindar un servicio adecuado.