Las comunicaciones comprende el conjunto de actividades que se desarrollan con el propósito de informar y persuadir, en un determinado sentido, a las personas que conforman los mercados objetivos de nuestra empresa.
Podemos agrupar dos tipos de comunicación:
a. Comunicación verbal.
Es la que expresamos mediante el uso de la voz.
Saludar al cliente con calidez . Esto hará que el cliente se sienta bienvenido y bien atendido en todo momento.
Ser precisos . No se deben utilizar frases como "Haré lo que más pueda". El cliente no entiende que es "lo que más podemos".
No omitir ningún detalle
Pensar antes de hablar
b. Comunicación no verbal.
La comunicación es mucho más que las palabras que utilizamos; éstas, en realidad, constituyen un canal relativamente débil o menos impactante para dar y recibir mensajes. Investigaciones recientes demuestran que en una disertación, una comunicación personal ante un grupo de individuos, el 55 % del impacto de transmisión se concreta a través del lenguaje corporal y los gestos, el 38 % llega mediante el tono de voz, cadencia, etc. y sólo el 7 %, a través del contenido y el significado de las palabras.
Utilicemos la sonrisa, postura, vestimenta, gestos, que son ejemplos de la comunicación no verbal, para capitalizar la satisfacción del cliente.
El uso del teléfono
Una de las formas de tomar contacto con el cliente es mediante el uso del teléfono. Es muy importante la forma en que establecemos la comunicación y el tono de la conversación. Antes de iniciar el tratamiento del tema, el diálogo con la persona que está del otro lado de la línea debe iniciarse siguiendo estos pasos elementales:
1. Saludar al interlocutor.
2. Dar el nombre de la empresa y cargo o departamento.
3. Decir nuestro nombre (habla Fulano de Tal.....).
4. Ofrezcamos ayuda (Por ejemplo: "¿en que le podemos ayudar?...).
Antes de tomar el auricular, debe haber una disposición entusiasta de la persona que atiende. Luego se debe escuchar cuidadosamente para descubrir que es lo que desea nuestro interlocutor:
· Hacer una pregunta o consulta.
· Expresar una objeción.
· Hacer un planteo.
Las objeciones expresan el desacuerdo del cliente que las utiliza para evitar o dilatar la compra. Las objeciones hay que responderlas "no ignorarlas", tratando de emplear argumentos que las neutralicen o minimicen. La buena atención telefónica tiene una serie de requisitos que se deben cumplir para lograr ese objetivo:
· Comprender todas las funciones del teléfono.
· Contestar el teléfono tan pronto sea posible.
· Mantener el micrófono del receptor alineado frente a la boca y hablar con claridad.
· Evitar los ruidos innecesarios.
· Mientras se habla por teléfono, no beber, no comer, ni masticar goma de mascar.
· No hablar con terceros mientras se está atendiendo una llamada.
· Se debe pedir consentimiento para hacer esperar al cliente.
· Hay que utilizar el botón de espera (HOLD) cuando hagamos esperar a un cliente.
· No dejar al cliente esperando mucho tiempo en la línea. Se irrita y fastidia. Se predispone mal.
En muchas oportunidades debemos evaluar no solamente lo que decimos, sino como lo decimos. Hay que eliminar frases como: "Usted tendrá que...", o "No puedo ayudarlo, tendrá que hablar con la administración"; lo correcto es decir: "Puedo comunicarlo con el departamento de administración". "No hay que dar detalles innecesarios". El cliente no necesita saber que el dueño de la empresa tiene su mujer enferma o fue a buscar a su hijo al colegio.
"Evitar la palabra debería ". No hay que decirle al cliente que el encargado de ventas "debería llegar en una hora" si no estamos seguro, lo correcto es tomar el nombre y teléfono del cliente y llamar cuando vuelve el encargado de ventas.
"No mencionar otras quejas". No se puede excusar diciendo, "no puede ayudarlo, ahora está atendiendo otra queja...".
La habilidad de escuchar.
Una de las partes esenciales de la comunicación es saber escuchar. Va más allá de lo que nosotros oímos con nuestros oídos. Significa escuchar con la mente. Hay que escuchar los hechos y los sentimientos. Porque la gente se expresa con ambos elementos. Por ejemplo: "La videofilmadora que compré se descompuso durante el viaje de vacaciones y perdí la oportunidad de grabar paisajes y situaciones que jamás voy a tener la posibilidad de repetir".
La respuesta tiene que contemplar hechos y sentimientos, es necesario involucrarse activamente en la conversación, comprender lo que está diciendo el cliente, y con gestos y palabras transmitirle que comprende la situación y ofrecer las soluciones que están dentro del compromiso de venta.
Mientras se atiende al cliente, no hay que distraerse ni tampoco permitir que otros empleados, clientes o cosas que estén sucediendo dispersen nuestra atención, eso muestra al cliente que "él" es importante y nos estamos ocupamos de su problema.
Hay que esperar que el cliente termine de hablar antes de formular la respuesta; se debe evitar interrumpir y contestar apresuradamente, no hay que perder ni una palabra de lo que el cliente tiene para decirnos. No se debe prejuzgar; en general la apariencia o aspecto exterior de un cliente no debe ser la pauta para juzgar si puede o no comprar un producto o servicio, porque se corre el riesgo de perder una venta importante. "Las apariencias engañan".
La habilidad de preguntar.
Cuando se trata de la atención telefónica en todos los casos hay que escuchar lo que el cliente "dice" pero también lo que "no dice"; muchas veces los clientes tienen dificultad para expresarse, nuestra responsabilidad es llegar al verdadero asunto. ¿De qué forma?, indagando. ¿Cómo?, formulando preguntas ABIERTAS o generales o CERRADAS o específicas.
Las preguntas ABIERTAS sirven para:
1. Establecer necesidades.
2. Definir problemas.
3. Comprender pedidos.
4. Obtener más información.
Se utilizan preguntas CERRADAS para:
1. Clarificar lo que se ha dicho.
2. Hacer que el cliente preste su conformidad.
3. Resumir una conversación o confirmar un pedido.
. Cuanto más sepamos acerca del cliente, mejor lo vamos a atender. Pensar en lo que se va a decir antes de comenzar a hablar nos dará la posibilidad de transmitir nuestro mensaje.. Cuando le diga a un cliente que el producto cuesta $ 40,00; eso es lo que él espera que le cobren. Si existen cargos adicionales hay que decírselo por anticipado.
